Word 2007 - Trabalhando com Malas Diretas

Uma ferramenta muito importante em quesito de mandar muitas cartas ou e-mails para vários destinatários


A Mala Direta é sem dúvida uma das mais importantes ferramentas do Word, pois nela atribui-se a finalidade de fazer cartas, propagandas, convites personalizados para vários destinatários. 

Vamos citar um exemplo, um clube necessita enviar para todos os associados um convite personalizado com o nome de cada um, teria ele o trabalho de ficar copiando e colando os nomes de centenas de associados, a resposta é não, pois é aí que entra em ação a Mala Direta, nela ficam gravados os nomes de todos os associados e depois das devidas configurações o nome de todos estarão nos convites unicamente. 

Chega de blá, blá, blá, vamos ver na prática como que funciona. 

Primeiramente abra o Word e digite qualquer documento, em nosso exemplo citarei uma convocação de reunião, conforme a imagem abaixo:

Clique na imagem para ampliá-la.

A mala direta vai ser inserida a frente do campo Destinado à, onde serão adicionados os nomes dos destinatários.

Agora vamos iniciar a Mala Direta, para isso vá ao seguinte menu:

Correspondências - Iniciar Mala Direta - Assistente de Mala Direta Passo a Passo



Irá abrir uma nova opção na barra lateral a direita com a opção selecione o tipo de documento. Estes passos são divididos em 6 etapas, vamos detalhalá-las abaixo:


1ª ETAPA


Na primeira etapa você selecionará o tipo de documento a ser compreendido na Mala Direta, em nosso exemplo que se trata de uma convocação para uma reunião, nós escolhemos a opção carta, pois iremos imprimi-la. Depois de escolher Cartas é só clicar Próxima: Documento inicial.





2ª ETAPA


Na janela Selecione o documento inicial, você escolherá qual a forma de documento será abordada, são três opções:


Usar documento atual: será o modelo usado em nosso exemplo, pois se trata da convocação que acabamos de redigir.
Iniciar com base em um modelo:  são modelos pré configurados pelo próprio office, não recomendo, pois são modelos meio ultrapassados.
Iniciar com base em um documento existente: você procurará um documento que salvou em seu micro, se fosse o caso de outro documento.

Assim escolhemos Usar documento atual, agora clique em Próximo - Selecione os destinatários.



3ª ETAPA


Na janela Selecione os destinatários é onde criamos a base de dados das pessoas a serem cadastradas para a mala direta, há três opções:

Usar uma lista existente: no caso de você ter uma base de dados salva.
Selecionar nos contatos do Outlook: como o próprio nome sugere, importar os contatos do Outlook Express
Digitar um nova lista: quando não temos uma base de dados, criaremos uma nova, que é o caso do nosso exemplo.

Escolheremos Digitar uma nova lista e depois clicamos na opção criar.




Depois de clicar em Criar, abrirá uma nova janela com as opções de cadastro das pessoas que farão parte da base de dados, preencha os campos que lhe achar mais conveniente, em nosso exemplo preencheremos apenas os campos Nome e Sobrenome para ficar bem simples, para cada cadastro feito clique em Nova Entrada, conforme destacado na imagem abaixo:



Assim que cadastrou todos os destinatários, clique em OK e escolha qual o local do seu computador quer salvar a sua base de dados. Depois de salvo, é só apertar OK. Feito isso, clique em Próxima - Escreva a carta.

4ª ETAPA

Esta é a etapa onde preparamos o documento para receber os destinatários, antes clique em frente a opção Destinado à:, de acordo com o nosso exemplo. Pois é na frente desta que vai aparecer o destinatário. Agora escolhemos a opção Bloco de Endereço:


Dentro da opção Bloco de Endereços fazemos a configuração de como queremos que apareça o nome dos destinatários, marque ou desmarque as opções sempre observando a visualização antes de confirmar. Em nosso exemplo não modificaremos nada e apertaremos OK.


Veja que no local indicado anteriormente apareceu escrito a opção Bloco de Endereço, pois é aí a posição que o nome ficará. Agora vá em Próxima - Visualize as cartas.


5ª ETAPA

Veja que nesta etapa o documento já aparece em sua forma original e com o nome devidamente posicionado. Aqui não fazemos nada. Vá em Próxima - Conclua a Mesclagem.


6ª ETAPA

Esta á etapa da confirmação clique em Editar cartas individualmente conforme a figura abaixo:



Depois deixe marcado na opção Todos  e pronto a sua Mala Direta já está feita com todos os seus destinatários.

Eita que postagem grande hein, mas valeu a pena o esforço. Não podíamos deixar de passar essa grande vantagem do Word. São etapas bem detalhadas para você fazer um boa mala direta.

Quaisquer dúvidas postem aí galera. Abraços.

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Lucas Browser

Sobre o autor

Lucas Browser é graduando em Análise de Sistemas, blogueiro nas horas vagas e sempre ligado em tecnologia, para me conhecer melhor acesse a página de Perfil.
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